Acquistare in modo efficace ed efficiente è il risultato di un’organizzazione e di un processo di acquisto ben definito. Nella quarta puntata della serie l’esperto Rosario Dalessandro esamina l’organizzazione del processo di acquisto.
Un Processo, di Acquisto nello specifico, senza la sufficiente organizzazione che lo supporta, non funziona e rischia di diventare elemento vacuo e d’inciampo, così come un’organizzazione non governata in modo logico risulta inutile e dannosa.
Il processo di acquisto
Possiamo definire il termine “processo” come il percorso logico del “fare” in funzione di una “finalità”. Ogni sua fase deve avere un responsabile. In inglese il termine utilizzato è “owner”, titolare/padrone, che forse in questo caso, rende meglio l’idea.
Nel Processo di Acquisto l’owner, per le proprie categorie merceologiche, è il Buyer.
Sul perchè deve essere necessariamente il Buyer puo’ essere argomento di un prossimo articolo. Tuttavia, è un po’ come se ci chiedessimo perchè una diagnosi la deve fare necessariamente un medico. …..a ciascuno il suo.
Le sei fasi cruciali
Vediamo assieme, un esempio sintetico, delle fasi cruciali che caratterizzano un Processo di Acquisto, escludendo per esigenze di sintesi molte attività propedeutiche e/o integrative.
1. Richiesta di offerta (rdo)
2. Analisi delle offerte
3. Negoziazione e contrattualizzazione
4. Emissione ordini di acquisto
5. Gestione ordini di acquisto
6. Controllo costi e final account
Ruolo del Buyer
Il Buyer dovrà :
• promuovere il proprio coinvolgimento nelle varie fasi precedenti e propedeutiche al “Processo di Acquisto”
• Alimentare il dialogo interno ai dipartimenti, diventando attore attivo e strategico all’interno dell’azienda.
L’organizzazione del processo
Tutte le Aziende piccole, medio e grandi se vogliono avere la garanzia di «comprare bene» devono assicurarsi di aver:
– ben definito il processo di acquisto;
– assegnato la responsabilità di coordinare il processo ad un Ufficio/Persona ben definita (Ufficio Acquisti / Buyer).
Inoltre esse devono aver:
– fatto in modo che le persone incaricate a coordinare ed eseguire le attività del processo di acquisto posseggano le competenze e gli strumenti adeguati;
– garantito che tutta l’azienda accetti l’output del processo e rispetti i ruoli assegnati.
Rosario Dalessandro, Linkedin
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